職種紹介
業務内容
事務職は、工場、物流、営業、人事総務、請求事務といった多岐にわたる業務をマルチにサポートし、事業所全体の円滑な運営に貢献します。具体的には、「工場事務」では各種日報の登録や消耗品管理、「物流事務」では納品数の確認や顧客への伝達、ドライバーやピッキングチームとの調整を行います。「請求事務」では請求書発行から入金確認、「総務事務」では入退社手続きや採用手続き、備品管理を担当し、「営業事務」では見積書や契約確認など営業サポートを行います。
また、事務職は「顧客および外注対応」として追加発注や、問い合わせ・クレーム対応においてお客様のニーズを理解するためのヒアリングを行い、各部門と情報を共有して連携し、問題解決に取り組むことが求められます。単なる事務処理に留まらず、各部門と協力して課題に取り組む姿勢が大切です。
さらに、DXを推進しており、請求対応やお客様からのオーダーをシステム化する取り組みも行っています。効率的に業務が行えるシステムの導入と活用を実現するために「挑戦」を続けることで、チーム全体の成長と会社全体の業務効率化につながっています。
求める人財
事務職に求められるのは、日々の業務を正確かつ迅速に遂行し、事業所の優先課題を把握したうえで対応するための「タスク管理」ができる方です。お客様の要望や各部門での問い合わせを受けて、責任を持って対応する力が求められます。また、「PC・システム対応」を通じて資料作成や集計、各種システム登録など、一定のPCスキルを求めています。さらに、契約内容の確認やお客様のニーズのヒアリングにおいても、チームの一員として先回りして「問題解決スキル」を発揮し、最適なコミュニケーションを用いて部門間の連携を図れることが重要です。
そこには、日々の業務の中で「お客様を原点に」という意識を持ち、チームとして協力しながら最適なコミュニケーションを取れる方が活躍されています。
先輩社員の声
ここがやりがい
毎日の業務を定められた時間内にきちんと遂行することに達成感があります。さらに、多くの部門を支え、「チームヤマシタ」として他部署と信頼関係を築きながら課題解決に取り組むことにやりがいを感じています。例えば、物流事務ではドライバーとの緊密な連携により効率的な配送サポートを行い、営業事務では営業担当者を支援することで、顧客満足度の向上に貢献しています。また、お客様対応においては、単に要望に応えるだけでなく、相手の期待を超えるサービスを目指し、迅速に問い合わせに対応するなど、スピードを意識しています。このような経験を通じて、自分自身が柔軟に対応する力や問題解決スキルが身についていくのを実感し、成長を感じています。
日々の業務で最も大切にしていること
日々の業務を正確かつ確実に遂行し、問い合わせには迅速に対応することを心掛けています。そのためにコミュニケーションを大切にし、些細な気遣いや声かけ、雑談を通じてスムーズな業務連携ができるよう意識しています。
また、DX化や業務効率化が進む中で、事務職の作業がデジタルに移行する際にも、各部門からの依頼やサポートに対して「仕事をいただけてありがたい」という感謝の気持ちを持って取り組んでいます。
入社してから成長を感じた瞬間
入社後、「お客様を原点に」という視点を大切にしながら業務に取り組んできました。お客様や他の社員から感謝される機会が多く、DX推進に向けて社内のシステム部と連携し、業務改善に挑戦する中で、業務の効率化が進み、自身のDXに関する知見や経験が増えていくことに成長を感じています。
コミュニケーションの工夫や自らアクションを起こすことで、仕事のしやすさが変わり、課題解決も円滑に進むことを実感しています。良いものを積極的に取り入れようとする姿勢が、自分自身の成長を促していると感じます。
※黄色で色付け箇所はリネンサプライ事業部で具体的に求められるスキル項目
1日のスケジュール
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- 8:00
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出社
メールチェックやFAX確認
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- 8:30
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役割業務
請求・工場・物流・総務・経理など役割を設けてそれぞれの役割にそって業務遂行を実施
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- 12:00
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昼食
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- 13:00
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お客様・各部門からの問い合わせ対応
配送を終えたドライバーが帰社するタイミングや、営業活動を行っている営業より問い合わせが入るため、迅速に応対を行う。
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- 17:30
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退社
月末月初においては請求処理対応が発生するため、退社時間は数時間延びる場合あり