職種紹介
業務内容
事務職は、当社のサービスを利用して介護用品をレンタル・購入されるお客様の「請求に関する業務」と、営業職に代表される外勤職と連携して行う「顧客対応業務」、「出納業務」、「配送コントロール」が主な仕事です。「請求に関する業務」においては、利用契約関連の書類管理や、介護給付費を国保連へ請求するレセプト業務を担当します。「顧客対応業務」においては、社内システムの入力作業や、外勤職の訪問スケジュール調整、ケアマネジャーやお客様からの電話やメールでの問い合わせ対応などを行います。事務職の業務は多岐にわたり、営業所内の様々な職種の連携の中心となっています。そのため、仕事の流れを理解し、各職種との連携および、ご利用者やケアマネジャーの対応の中で、信頼関係構築とコミュニケーション能力が非常に重要な仕事です。
求める人財
ヤマシタの事務職に向いているのは、臨機応変に対応できる方や、新しいことを素直に学べる方、他者と良好なコミュニケーションを取れる「顧客対応」のスキルをもって仕事ができる方です。お客様対応は対面ではなく電話対応が多い為、電話を使った仕事の経験がある方は抵抗なくお仕事していただけると思います。当社の事務職は個人では無く、チームで多職種と連携しながらチームヤマシタで業務を行います。毎日多くの案件や依頼が発生し、効率的な配送のスケジュール組みも事務の仕事となるため、案件ごとの所要時間を想定できる「配送コントロール」スキルも必要です。また、ご利用者対応だけでなく、入社後は国保連への請求関連の業務や出納業務等も行います。介護保険制度や社内システムは今後も変化していくため、都度その変化に柔軟に対応し、新しい知識を積極的に取り入れる姿勢が求められます。中でも、利用者やケアマネージャーからの介護用品の依頼に対し、必要な項目を的確にヒアリングし、自分で対応すべきことと他者に連携すべきことを迅速に判断・対応できる方、相手に応じた柔軟な対応と納得できる回答を提供できる方は高く評価されています。
マイペースな方や電話対応、他者とのコミュニケーションに抵抗がある人には向いていないかも知れません。
先輩社員の声
ここがやりがい
事務職は直接ご利用者のお宅に伺うことはありませんが、介護用品を利用するご利用者の生活を豊かにするために他の職種の方々と協力して貢献できることが最大のやりがいです。営業所に問い合わせをいただいたご利用者やご家族の困りごとを伺って電話で解決できた際「本当に助かりました」と感謝されることもあり、仕事の意義を強く実感できます。ケアマネジャーから急な対応の連絡を受けた際、事務職が起点となって社内手続きを進めます。その場でご利用者の状態や環境をヒアリングし、商品選定まで行ったうえで営業職や配送職につなぎます。それが迅速に対応できた際はケアマネジャーから「ヤマシタに頼んでよかった、またお願いします」と言われ、大きな達成感を感じました。さらに、社内の方からも業務の中で「ありがとう」の言葉を直接かけられるとまた頑張ろうというモチベーションにつながります。お客様への貢献だけではなく、社内での迅速な対応を支えているというやりがいを感じながら成長することができる仕事です。
日々の業務で最も大切にしていること
日々の業務で最も大切にしているのは、社内外問わず信頼関係の構築と「チームヤマシタ」としての連携、そしてスピードです。問い合わせには「お客様を原点に」丁寧に聞き取りを行い、相手に合わせたスピード感で対応します。また、電話でのケアマネジャーやご利用者からの依頼や問い合わせに対して責任をもって受けきり、営業職や配送職に連携することが、チームの生産性を上げる行動につながると思っています。この多職種と連携してチームヤマシタで、ケアマネジャーやご利用者への対応にあたる行動が、信頼関係を築き今後も選ばれ続ける会社となると考えています。ケアマネジャーから「思った以上に早く丁寧に対応してくれた、ありがとうございます」と電話にて感謝されたことがありました。その後、定期的な受注につながっていると聞いた際は、うれしさを共に、サービスの質の高さを追求することやそこから生まれる信頼関係の重要性を改めて感じました。
入社してから成長を感じた瞬間
入社当初は、利用者やケアマネージャーからの介護用品の依頼に対し、何を優先すべきか迷うことが多かったです。しかし、経験を積むにつれて、基本情報や使用目的、ニーズ、納期など、必要な項目を的確にヒアリングし、自分で対応すべきことと、営業担当者など他のメンバーと迅速に連携すべきことを、状況に応じて判断できるようになりました(顧客対応)。初めて自分ひとりでこのプロセスをスムーズに行い、スピーディーに対応できたとき、自らの成長を強く実感しました。また、利用者やケアマネージャーからの電話対応も大きな成長ポイントでした。最初は、相手に伝わるように話すことが難しかったのですが、相手の理解度に応じて話し方や内容を柔軟に変えられるようになり、相手が納得する対応ができたとき、努力が形となって認められた瞬間に、成長を感じました。
さらに、自分の担当だけでなく、拠点全体のアポイントや予定調整を行う際、効率的なスケジューリングが求められます(配送コントロール)。案件ごとの所要時間や車種ごとの積載上限を把握し、納品・引取の順序を意識しながら、訪問可能数を最大化できるようになったことで、日々の業務効率が大幅に向上しました。初めて自分で計画したスケジュールが予定通りに進行し、すべての業務がスムーズに完了したとき、大きな達成感を感じ、最後まで頑張って良かったと心から思いました。ヤマシタには、チャレンジできる環境がたくさんあり、その中で自分の提案や努力が形となって周囲に認められる瞬間は、特に嬉しい気持ちになります。これからも新しい挑戦を続け、さらに成長していきたいと思っています。
※黄色で色付け箇所はホームケア事業部で具体的に求められるスキル項目
1日のスケジュール
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- 09:00
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留守番電話のメッセージ確認と対応 5~10件
当日対応分の書類準備 5件
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- 10:00
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受電 10件
昨日~当日の営業からの引継ぎ事項確認と対応 10~15件
社内外からのメール確認と対応、社外からのFAX確認と対応
※上記に伴い、お客様登録、介護保険情報登録、商品選定、受注登録、商品手配、お客様への配送引取日のアポイント、ご利用者対応履歴の入力、営業担当者への引継ぎ、ケアマネジャーへのご報告、カタログや契約書等、お客様宛の書類郵送等の業務を適宜実施
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- 12:00
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昼食
電話当番があるため交代で昼食をとることがあります
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- 13:00
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受電 3件
営業からの引継ぎ事項確認と対応 10~15件
メール、FAX、郵便物の確認と対応
入金処理
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- 14:00
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受電 7件
翌日配送分の書類準備 25件
市役所郵送書類の作成 5件
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- 16:00
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受電 10件
営業からの引継ぎ事項確認と対応 10~15件
社内外からのメール確認と対応、社外からのFAX確認と対応
※上記に伴い、お客様登録、介護保険情報登録、商品選定、受注登録、商品手配、お客様への配送引取日のアポイント、ご利用者対応履歴の入力、営業担当者への引継ぎ、ケアマネジャーへのご報告、カタログや契約書等、お客様宛の書類郵送等の業務を適宜実施
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- 18:00
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退社